Название архива, номер фонда,
номер описи и номер дела - к которым Вы
обращаетесь. Если ваши материалы составляют лишь
несколько листов в деле - то указываются и листы.
Название архива в сносках и ссылках как правило
пишется аббревиатурой (а полностью может быть
дано в тексте работы), фонд обозначается ? Ф.? ,
опись - ? Оп.? , дело - ? Д.? , листы - ? Л.? (как правило,
одной ? Л.? , а не ? Лл.? даже если ссылаются на
несколько листов, это относится и к делам, описям,
фондам). Данные отделяются точками (запятые
ставятся лишь при перечислении нескольких
номеров дел, листов и т.п.).
Например: РГАДА. Ф. 120. Оп. 7. Д. 160. Л. 1-24, 26.
Или: РГИА.
Ф. 8. Оп. 2. Д. 8, 15, 20.
В каждом архиве есть свои
особенности организации фондов и свои
особенности шифра (как называют этот набор цифр и
букв). В иных фондах так мало дел, что они входят
лишь в одну опись и тогда ее можно не указывать,
будет просто: Ф. 5. Д. 2. Иногда в архивах вместо
описей практикуются ? Картоны? - ? К.? (в Отделе
рукописей Ленинки), ? Папки? - ? П.? , или
обязательной частью шифра внутри описи является
год (в Архиве Внешней политики Российской
Империи). Независимо от того, как в описях (или
на бланках архивных требований) обозначается
дело: ? д.? , ? Ед. хр.? (единица хранения), или просто ?
№? - в ссылках принято писать ? Д.? - так как все эти
обозначения тождественны. Также и с фондами - у
каждого есть название (о них - чуть позже) и номер.
Название указывать не обязательно, а вот номер -
необходимо. Даже если в архиве фонды называют ? по
именам? - это часто встречается в рукописных
отделах библиотек и музеев - там фонды образуются
из коллекций и собраний известных деятелей науки
и искусства - даже у этих ? Собраний А.М.Иванова? и ?
Коллекций Московской Духовной Академии? - все
равно есть номер фонда. И его надо выяснить.
Чтобы не попасть впросак со
всеми этими тонкостями самый верный способ, если
возникают сомнения - уточнить написание шифра у
работников читального зала архива. Как
правило, они могут доброжелательно объяснить
каковы у заказанного и прочитанного Вами
документа фонд, опись, дело и как правильно и
подробно дать его шифр в ссылке (это просто
необходимо в случае, если внутри самого архива
дело всю свою жизнь прожило с меткой ? Погод./II.37?
или ? 16.3.46? - очень удобно для внутриархивного
поиска, но совсем не годится для ознакомления
широкой общественности). Особенно будьте
внимательны там, где в шифре Вам встречаются
несколько цифр подряд, отделенные точками или
косыми чертами. У каждой из цифр есть свое ?
название? - портфель, тетрадь, дело и т.п. и их
следует указать в ссылке.
Несколько слов о
подробностях. Если у Вас этот архивный
документ фигурирует в качестве раритета, то есть
ссылок на архивные материалы в работе одна-две,
то можно указать в сноске и название фонда (в
скобках, после номера фонда). Скорее всего это
будет название учреждения (фондообразователя)
или имя человека (если фонд - личный). То же
касается и дел - в отдельных случаях допускается
указание названия дела. Хотя, лучше оговорить эти
подробности в тексте, тем более если этот
архивный документ в вашей работе единственный и
уникальный. Если же таковых ссылок по 2-3 на
странице, то лучше обойтись кратким вариантом.
Например:
РГИА.Ф. 179
(Герольдмейстерская контора). Оп. 2. Д. 4.
РГАДА. Ф. 181 (Г.-Ф. Миллер).
Оп. 3. Д. 5.
РГИА. Ф. 179
(Герольдмейстерская контора). Оп. 3. Д. 17 (Дело о
даровании графского титула почетному гражданину
города Костромы А.А.Петрову).
Как и в описаниях книг, в ссылках
на архивные материалы в тех случаях, когда в
очередной ссылке большая часть данных совпадает
с предыдущей - пишут: Там же:
1
РГАДА. Ф. 181. Оп. 3. Д. 5. Л. 4-15.
2
Там же. Д. 8. Л. 2.
Добавлю еще, что в диссертациях
по гуманитарным специальностям в списках
использованной литературы и источников в каждом
пункте списка принято помещать фонд (номер и
название), указывая при нем номера описей и дел,
которые использовались. Архивные материалы в
таких списках литературы указываются первыми.
Ф. 181 (Г.-Ф. Миллер). Оп. 1. Д. 1-5, 8, 15;
Оп. 2. Д. 4.
Ф. 283 (А.-Л.Шлецер). Оп. 3. Д. 17.
Избранные труды по российской
истории. Хрестоматия. Т. 1. XVIII век. М., 1996.
И напоследок - призыв: если вы заботитесь о своей репутации как
автора и исследователя - подойдите к ссылкам на
архивные шифры серьезно. Если книгу с ошибкой в
выходных данных в ссылке как правило легко найти,
то ошибки, пропуски, путаница в архивном шифре с
вероятностью 90% приведут к невозможности
отыскать указанные материалы, если это захотят
сделать коллеги, интересующиеся Вашей работой,
поклонники Вашего научного таланта.
О Центре 
